Il Budget Simultaneo: le 8 fasi

Ti ho spiegato perché il metodo del budget sequenziale è obsoleto per costituire il budget, ovvero non è più adeguato ai nuovi contesti competitivi. Illustrando tutti i limiti e le inefficienze del metodo che io chiamo “sequenziale” ovvero:  tempi lunghi; costi alti; risultati insoddisfacenti; basso coinvolgimento e motivazione del management. Ora voglio mostrarti le 8 fasi per realizzare il budgeting.

Come funziona la logica simultanea attraverso il Weekend Budget

Per risolvere tutte queste problematiche e sfruttare al massimo le potenzialità che offre il budget, devi cambiare il modo in cui lo costruisci all’interno della tua azienda. Passando da una logica  sequenziale a una logica simultanea con una metodologia che ho messo a punto e testato in tantissime aziende, di diverse dimensioni e appartenenti ai settori più disparati.

Ti svelo un segreto: con la logica “simultanea”, la costruzione del budget si esaurisce nell’arco di un incontro di una o due giornate che coinvolge tutti i principali responsabili aziendali

Tali incontri, che io chiamo “Weekend Budget” vanno preparati con cura in anticipo e possibilmente da svolgersi al di fuori della settimana lavorativa e dagli uffici dell’azienda, per evitare che si risolva in una delle tante riunioni in cui si parla di tutto e di niente, non si prendono decisioni e ci si alza dalla sedia con la sensazione di aver perso tempo. È importante quindi che il leader aziendale, dedichi almeno una giornata alla preparazione dell’incontro, ovvero a:

• definire in modo chiaro gli obietti generali e le assunzioni del budget
• formalizzarli all’interno di un documento (la Budget Letter) che dovrà essere poi condiviso con tutti i responsabili coinvolti
• identificare tutte le informazioni necessarie alla costruzione del budget, che i singoli responsabili dovranno raccogliere o predisporre prima dell’incontro

L’obiettivo di tale attività preparatoria è quindi quello di costruire un kit di documenti da inviare ai responsabili coinvolti nel Weekend Budget, contenente:

• la Budget Letter: con gli obiettivi generali del budget e le indicazioni per la costruzione dei programmi d’azione
• la lista delle informazioni che ogni responsabile dovrà raccogliere e predisporre in vista del Weekend Budget (in particolare i programmi d’azione)
• le istruzioni operative di come si svolgerà il Weekend Budget

Si dovrà poi lasciare un tempo ragionevole ai vari responsabili coinvolti, per consentire loro di comprendere a fondo questa nuova logica di costruzione del budget, raccogliere ed elaborare le informazioni richieste e predisporre i rispettivi programmi d’azione che saranno oggetto di discussione e confronto. Dopo circa due settimane l’azienda è pronta per affrontare il Weekend Budget.

 Le 8 fasi del Weekend Budget

Il Weekend Budget è un confronto strutturato che coinvolge in modo estremamente partecipativo, i principali responsabili aziendali con l’obiettivo di concentrare in un arco temporale ristretto (solitamente una o due giornate) tutte le fasi di costruzione del budget aziendale. Al fine di massimizzare l’efficacia e l’efficienza del confronto è fondamentale seguire un iter rigoroso e articolato in 8 fasi:

Fase 1 – Analisi della situazione aziendale

Il Weekend Budget deve essere aperto da un intervento conciso, ma al tempo stesso esaustivo, dalla direzione o dal leader aziendale, finalizzato a condividere con tutti i partecipanti un’approfondita analisi della situazione di partenza dell’azienda, a livello commerciale, industriale, organizzativo e finanziario. Deve risultare quindi ben chiaro a tutti da dove si parte per la costruzione dei programmi d’azione e del “progetto azienda” dei prossimi mesi.

Fase 2 – Previsione dell’evoluzione del mercato e dell’ambiente esterno

Oltre alla situazione attuale dell’azienda, l’intervento iniziale del leader deve approfondire anche le caratteristiche del contesto competitivo, evidenziando quelle che sono le prospettive future e i trend per il mercato in cui l’azienda opera (o per i mercati in cui vuole iniziare ad operare) e le principali opportunità e minacce provenienti dall’esterno.

Fase 3 – Esplicitazione della strategia aziendale

Non è affatto detto che tutti i responsabili aziendali conoscano quelle che sono le strategie future dell’azienda, soprattutto se finora i processi di pianificazione e programmazione sono stati gestiti in modo tradizionale. È evidente che un cambiamento in tal senso richiede trasparenza e fiducia da parte del leader nei confronti dei suoi manager.

In questa fase è quindi importante che il leader trasferisca al team:

• la visione di medio periodo dell’azienda
• gli obiettivi strategici e le linee guida della strategia aziendale di medio periodo
• gli obiettivi intermedi e le iniziative da mettere in esecuzione nel breve periodo, a tutti i livelli dell’organizzazione.

Fase 4 – Quantificazione degli obiettivi generali / assunzioni di budget

L’intervento iniziale del leader si conclude con l’esplicitazione degli obiettivi generali del budget aziendale, che saranno già stati comunicati in precedenza ai responsabili all’interno della Budget Letter, ma che è opportuno in questa fase riprendere per collegarli all’analisi descritta in precedenza e per indirizzare in modo chiaro il lavoro da svolgere nelle fasi successive.

Fase 5 – Elaborazione dei programmi d’azione e budget, con quantificazione degli obiettivi dei vari centri di responsabilità

Con la condivisione delle assunzioni generali, si chiude la parte introduttiva del Weekend Budget e inizia quella più operativa, nella quale i vari responsabili sono chiamati a illustrare a turno i programmi d’azione che avranno sviluppato nei giorni precedenti per raggiungere gli obiettivi assegnati. In questa sede è importante concentrarsi sulle “cose da fare”, ancor prima che sui risultati da raggiungere. È altresì importante che i programmi d’azione predisposti e illustrati contengano già, per quanto possibile, una prima quantificazione delle ricadute economiche e finanziarie, in modo da agevolare lo svolgimento delle fasi successive.

Fase 6 – Verifica della raggiungibilità degli obiettivi, attraverso il consolidamento dei budget

Concluso l’illustrazione dei programmi d’azione da parte di tutti i responsabili, si chiude la prima giornata (o la prima parte della giornata) del Weekend Budget. A questo punto è importante che il leader aziendale, assistito dal responsabile amministrativo, o dal controller se presente, “assembli” i programmi d’azione e traduca in termini economico-finanziari gli obiettivi, gli investimenti, le risorse previste dai vari programmi. In questo modo è possibile verificare la raggiungibilità, la coerenza con le strategie aziendali e soprattutto, la sostenibilità economico-finanziaria del budget che emergerebbe da questo primo giro di consolidamento.

Fase 7 – Revisione

La seconda giornata (o la seconda parte della giornata) del Weekend Budget si apre quindi con la condivisione con tutto il team della prima stesura di budget che emerge dall’assemblaggio e dalla quantificazione dei programmi d’azione elaborati. Se tale prima stesura del budget aziendale, in seguito alla verifica effettuata nella fase precedente, risulti non raggiungibile / coerente / sostenibile, è opportuno procedere alla revisione, che potrà riguardare alcuni programmi d’azione o addirittura, nei casi più estremi, anche alcuni obiettivi generali di budget. Tale revisione va effettuata per cicli successivi insieme a tutti i responsabili, fino a che il risultato complessivo, ovvero il budget aziendale, non risulti raggiungibile, coerente e sostenibile.

Fase 8 – Prima stesura del “piano completo dei budget” (master budget) e prima quantificazione degli obiettivi delle singole unità organizzative

A questo punto la versione ottenuta del budget aziendale (inteso come insieme di programmi d’azione e obiettivi economico-finanziari-patrimoniali) è approvabile. Il leader può quindi dichiarare concluso il Weekend Budget, consegnando ai vari responsabili il “master budget”, i programmi d’azione e gli obiettivi definitivi per i rispettivi centri di responsabilità.

Dopo il meritato riposo, al ritorno nei rispettivi uffici, sarà poi compito dei vari responsabili riprendere in mano i programmi d’azione e gli obiettivi assegnati, svilupparli in modo analitico e condividerli con i propri collaboratori.

Pensi che il metodo del Budget simultaneo possa essere utile anche all’interno della tua impresa?

Se sì, pensi che il Weekend Budget, grazie alle 8 fasi da seguire,  possa essere una soluzione per la tua PMI ?