Ottimizzare il sistema logistico-produttivo

Se stai leggendo questo articolo, probabilmente sei un imprenditore o manager d’azienda di una piccola o media impresa, che cerca degli strumenti efficaci per ottimizzare il Tableau de Bord logistico-produttivo della propria PMI. Ora, ti spiegherò come e perché è importante ottimizzare il sistema logistico-produttivo grazie ad una visione di gestione per processi.

Un sistema di misurazione delle performance per migliorare i processi operativi

Risulta sempre più diffusa l’esigenza di sviluppare all’interno delle imprese, processi di delega e di diffusione delle capacità decisionali/imprenditoriali anche alla front-line. In quest’ottica, lo sviluppo di un sistema di misurazione delle performance può fungere da “facilitatore”, anche per obiettivi organizzativi così importanti ma allo stesso tempo estremamente difficili da raggiungere in maniera compiuta. Si ricerca una maggiore attenzione verso l’efficienza e la flessibilità, ed è quindi estremamente utile dotarsi di alcune linee guida che possano aiutare nella costruzione di un tableau de bord ad hoc e ritagliato sulla realtà e sulle esigenze aziendali, con cui poter velocemente ricavare le informazioni chiave e gestire, anche attraverso l’istituzionalizzazione dello strumento stesso, il miglioramento dei processi operativi. 

Inoltre, i sistemi di valutazione delle performance, raramente si sono evoluti di pari passo con i cambiamenti organizzativi e tecnologici apportati negli ultimi anni ai processi di business. È quindi ancora raro trovare nelle aziende un sistema di misurazione delle performance operative strutturato e tantomeno integrato con un Controllo Direzionale Aziendale. Comunque, mediante le logiche del Performance Management e della Balanced Scorecard, oggi sembra essere chiaro che l’esecuzione delle strategie è ancor più importante dell’individuazione delle stesse e che solo un approccio che permetta lo sviluppo di un sistema di management efficace può portare effettiva creazione di valore per l’impresa.

Gestire il sistema logistico-produttivo per capirlo e migliorarlo

Per ottimizzare il sistema logistico-produttivo è necessario capire che la logistica, si pone non solo come aspetto importante nelle problematiche operative quotidiane, ma anche come opportunità strategica per le leve che essa offre nella gestione sia dei costi che del servizio offerto al mercato. Risulta quindi fondamentale un’analisi strutturata e sistematica per affrontare problematiche aziendali complesse come può essere la ricerca di una gestione logistica efficiente.

Affrontando il mondo dei sistemi logistico-produttivi, va ricordato che essi sono composti da un insieme di precisi processi gestionali, sviluppati in azienda con lo scopo di offrire al mercato prodotti o servizi competitivi, spesso si parla anche di logistica integrata. È dunque necessario un’analisi strutturata e sistematica, per affrontare problematiche aziendali complesse, come certamente è la ricerca di una gestione logistica efficace ed efficiente. Questo può permettere di legare tra loro le diverse criticità, magari anche note da sempre in azienda, ma spesso affrontate in maniera troppo specifica, senza la necessaria attenzione all’ottenimento dei risultati “globali”, sostenibili nel medio-lungo periodo. 

È importante infatti che i miglioramenti avviati in azienda siano sempre sostenuti da riferimenti culturali e manageriali che, grazie alla capacità di aggregazione e motivazione, possano garantire una certa coerenza nella profusione di sforzi da parte di tutti gli attori-chiave. Definendo chiaramente gli obiettivi da raggiungere, l’azienda può trarne beneficio, non solo in termini di individuazione e formalizzazione dei percorsi di miglioramento, ma anche in termini di coinvolgimento di tutta la struttura organizzativa. A maggior ragione quando si parla di logistica, l’obiettivo di ricerca del miglior equilibrio tra efficacia ed efficienza, consiglia l’approntamento di una serie di misure che permettano un’analisi sufficientemente coerente con la necessità di una valutazione bilanciata di tutte le variabili del sistema. 

È quindi necessario un approccio con ottica di “gestione per processi”, dalla pianificazione degli approvvigionamenti alla schedulazione delle spedizioni, ogni processo del sistema logistico-produttivo elabora precisi input e genera precisi output. Ogni processo sarà quindi caratterizzato da precisi obiettivi: se ad essi sarà associato un sistema di controllo di prestazione, si potrà attivare un sistema di miglioramento “razionalizzato” mediante il ciclo continuo di misurazione, verifica delle relazioni causa-effetto ed attivazione di azioni di miglioramento.

L’approccio per una gestione supportata da indicatori di performance: 3 fasi

Fase 1: il primo passo da fare per poter giungere alla costruzione di un sistema di valutazione dei processi logistico-produttivi consente di individuare molto bene i processi stessi e definire in modo univoco quali siano gli obiettivi che ognuno di essi ha, in un’ottica di funzionamento complessivo ed ottimizzazione del sistema.

Fase 2: una volta identificati chiaramente processi ed obiettivi, si può passare alla definizione delle misure opportune e quindi dei KPI (Key Performance Indicators) idonei a fornire una corretta valutazione del funzionamento dei singoli processi. La misurazione dell’affidabilità delle previsioni sarà pertanto un corretto indicatore dell’efficacia del processo di previsione, mentre i tempi impiegati per tale attività potranno fornire un’utile informazione sull’efficienza del processo, quindi una valutazione del suo costo.  Nella fase di avviamento di un progetto per la costruzione di indicatori utili all’analisi del sistema logistico-produttivo, un’idea di modello dei processi, può aiutare nella individuazione degli opportuni indicatori che dovranno essere coerenti con gli specifici obiettivi che ogni processo ha nell’ambito del business. Potrai quindi procedere con la valutazione e la scelta dei KPI più significativi, cercando di individuarli in funzione di tre famiglie di indicatori:

• Volumi: indicatori che diano un’idea della mole di lavoro che un processo si trova ad affrontare o di alcuni vincoli che possono condizionare i risultati del processo.
• Efficacia: indicatori che permettono di valutare la qualità dell’output fornito dal processo.
• Efficienza: forniscono misure di costi generati dal funzionamento dei processi.

Fase 3: una volta individuati processi e relativo set di indicatori, è importantissima la fase della riconfigurazione degli indicatori stessi. Dovrai quindi procedere ad una riorganizzazione dei KPI in base ad una struttura ad hoc che possa proporre la lettura congiunta di misure diverse, raggruppate in modo tale da permettere la miglior interpretazione dei principali fenomeni che l’azienda ritiene critici. 

Ti svelo un segreto: in un progetto di costruzione di un tableau de bord, la scelta della struttura con cui organizzare gli indicatori tecnico-operativi è un passaggio tanto importante quanto apparentemente meno critico di altre fasi

Le finalità di utilizzo di un sistema di misurazione delle performance possono essere diverse, come:

• finalità di programmazione, controllo e coordinamento delle attività logistiche
• finalità di valutazione e coinvolgimento delle risorse umane
• finalità di benchmarking con aziende di confronto

L’orientamento verso l’una o l’altra alternativa nella strutturazione del sistema di indicatori, impatta in modo significativo sulla valenza strategica potenziale dello strumento e sui risultati che esso può generare. È quindi necessaria un’approfondita valutazione delle finalità sottese alla volontà di sviluppare in azienda un sistema di controllo delle performance, in modo da sfruttare appieno le leve che una precisa metodologia può offrire. Se sei particolarmente interessato all’argomento, ti consiglio di cliccare qui, dove potrai scaricare e consultare l’intero documento relativo al sistema logistico-produttivo con approfondimenti e casi aziendali reali.

Pensi che la tua impresa necessiti di una gestione più efficace del sistema logistico-produttivo?

Se già hai implementato un piano di riorganizzazione dei processi del sistema logistico-produttivo, hai mai individuato ed organizzato gli indicatori?