Come potenziare il sistema di approvvigionamento

Se stai leggendo questo articolo probabilmente sei un imprenditore o manager d’azienda di una piccola o media impresa e sta cercando un modo per potenziare il sistema di approvvigionamento per creare valore aggiunto alla propria PMI.

Migliorare il sistema di approvvigionamento per il valore aggiunto dell’impresa

Le aziende tendono sempre più a focalizzare le proprie risorse sul core business, delegando a terzi una parte importante di attività. Di conseguenza la spesa per l’acquisto di beni e servizi aumenta la propria incidenza sui costi aziendali totali e necessità di uno stretto controllo e di un approccio sistemico agli approvvigionamenti che permetta di governare meglio le diverse variabili.

È necessario operare una revisione delle tecniche adottate nell’ambito degli acquisti, con l’obiettivo di individuare le soluzioni gestionali che garantiscono le migliori prestazioni in un’ottica di ottimizzazione complessiva del sistema. L’obiettivo di efficienza affidato agli approvvigionamenti, deve quindi essere inseguito mantenendo una precisa linea guida: le leve di gestione utilizzate devono essere le più idonee, in funzione di specifici contesti competitivi, al raggiungimento del minimo costo globale, cioè del minimo costo complessivo generato dalla fornitura.  Occorre quindi affrontare la complessità legata agli approvvigionamenti mediante modelli chiari, che possano supportare la ricerca di sviluppo di cambiamento. 

Approvvigionamento e supply chain management

La necessità di trasformare sempre più i costi da fissi a variabili, mantenendo la capacità di poter rispondere prontamente alle mutazioni dei mercati riducendo i rischi d’impresa, ha portato le aziende, come già detto, ad una focalizzazione sempre più spinta sul proprio core business, optando per la terziarizzazione delle altre attività. Va poi ricordato, come esistano casi in cui parte delle attività strategiche vengono delegate a fornitori e grazie alle loro competenze specifiche, portano ad un aumento del valore finale di prodotti e servizi. È giusto quindi sostenere, che per raggiungere maggiore flessibilità, mantenendo un’attività soddisfacente, la strada verso l‘esternalizzazione va affrontata in maniera decisa, evitando soluzioni intermedie, che non portano ad alcun vantaggio competitivo. 

Parallelamente, è ormai un dato di fatto che la concorrenza sui mercati deve essere vista e valutata a livello di “intera catena logistica”(supply chain). Sono le intere filiere che competono fra loro, aumentando o perdendo valore in funzione delle esigenze e delle scelte del cliente finale (l’ultimo utente a valle della catena).

Il nuovo ruolo degli approvvigionamenti

Il sistema di approvvigionamento ha registrato alcuni cambiamenti significativi e soprattutto un importante ampliamento dei propri obiettivi. Diventa infatti fondamentale, la ricerca di opportunità per il valore aggiunto a livello di intera catena di fornitura, tale scopo si affianca al perseguimento dei tradizionali obiettivi di risparmio interno. Anche l’efficienza va oggi ricercata con una visione il più possibile globale, al fine di evitare subottimizzazioni.   In sintesi, la missione che deve caratterizzare sempre il processo degli approvvigionamenti in futuro, consiste nel raggiungimento del miglior equilibrio fra spesa, costi interni e livelli di servizio.

Gli elementi principali per migliorare i processi di approvvigionamento

Una gestione completa dell’intero sistema deve avvalersi di approcci manageriali efficaci, al fine di garantire una gestione del processo di approvvigionamento che permetta un continuo miglioramento delle prestazioni. Quest’ area aziendale deve essere affrontata in maniera estremamente sistemica. Può essere quindi utile, mantenere come riferimento un modello strutturale per guidare le attività di analisi e di intervento per il miglioramento del sistema. Ti presento ora un modello che permette di scomporre il sistema di approvvigionamento in 5 elementi:

1. Formazione della domanda interna:  nasce in ambiti diversi come per i consumi di funzionamento della struttura, per le esigenze del business o per lo sviluppo dell’organizzazione.
2. Soddisfazione della domanda: termina con i meccanismi operativi del ciclo passivo da cui dipendono la ripetitività dei fabbisogni, governabilità, metodi di pianificazione della domanda, ecc.
3. Accesso al mercato dell’offerta: l’approvvigionamento deve passare da questa fase con un’ efficace gestione dei fornitori (replicabilità dei beni/servizi richiesti, disponibilità ed accessibilità alle fonti di approvvigionamento, modalità di acquisto utilizzabili, rapporti esistenti con i fornitori).
4. Struttura operativa: consiste nelle mansioni, nei carichi di lavoro, negli strumenti e nelle modalità di interazione che si ha con altri enti aziendali e con il mercato d’offerta.
5. Fornitura del servizio: valutata in base al tempo di emissione di ordini e contratti, tempi di consegna dei beni e servizi richiesti e raggiungimento di obiettivi di efficienza.

Un errore comune da parte delle aziende, è quello di concentrare le loro risorse solo sulle parti relative alla soddisfazione della domanda, con la ricerca di un più corretto e veloce svolgimento delle attività del ciclo passivo e alla struttura operativa, mediante il rafforzamento degli strumenti e, in alcuni casi, dell’organizzazione. Questo dovuto probabilmente, alle influenze delle prime metodologie di riorganizzazione dei processi, che focalizzano troppo l’attenzione sulla razionalizzazione e l’ottimizzazione delle attività, tralasciando gli aspetti maggiormente strategici e di impatto sullo sviluppo del business.

Ti svelo un segreto: la riprogettazione delle attività può e deve essere affrontata con l’obiettivo di creare nuovo valore, individuando eventualmente modalità innovative per svolgere “meglio” il business o addirittura per trasformalo

Durante l’analisi di tutti gli ambiti del sistema di approvvigionamento possono essere individuate tre possibili aree di intervento:

• Le iniziative inerenti alla domanda interna portando una riduzione dei fabbisogni, cioè della spesa.
• Le azioni nell’ambito del mercato d’offerta mirano a diminuire i costi complessivi di fornitura
• I miglioramenti della struttura operativa volgono a ridurre i costi interni

Ad ogni gruppo di iniziative di miglioramento, corrisponde di fatto un preciso risultato di efficienza, riconducibile ad un modello strutturale di riferimento e ricollegabile ad una delle tre variabili chiave che il sistema di approvvigionamento è chiamato ad ottimizzare.  Nel prossimo articolo ti mostrerò quali sono le leve competitive che dovrai utilizzare e il costo globale da considerare per migliorare il sistema di approvvigionamento della tua impresa.

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