Riorganizzare i processi critici per migliorare le prestazioni dell’azienda

Se stai leggendo questo articolo, probabilmente sei un imprenditore o manager d’azienda e vorresti trovare un metodo concreto per riorganizzare in maniera più ottimale i processi critici della tua impresa e migliorare le prestazioni.

È importante fare chiarezza e definire step adeguati all’operazione di riorganizzazione

Riorganizzare i processi critici per migliorare le prestazione dell’impresa, significa individuare sia performance attuali, sia gli adeguati criteri di progettazione, cioè le fasi per poter condurre a conclusione l’iter che permetta di governare un’impresa “per processi”.

Riorganizzare un processo significa quindi, definire nuove regole operative per lo svolgimento delle attività all’interno del processo stesso, dopo aver valutato le modalità di funzionamento attuali e aver fissato i nuovi obiettivi di performance.  Nella definizione delle nuove regole è bene tener conto però che se, da una parte, l’attività di comprensione delle modalità operative attuali non deve essere oltremodo dettagliata, dall’altra la rigorosa riorganizzazione non dovrebbe scivolare in quello che viene chiamata “pianificazione infinita e l’esecuzione impeccabile“.

Quali sono quindi i passaggi chiave?

La logica che si suggerisce dovrebbe prevedere un percorso nel quale, si progetta la nuova modalità di funzionamento, si sperimenta la nuova idea e si riorganizza il processo in conseguenza ai risultati empirici dell’attività di sperimentazione. In altre parole è preferibile uscire dal “fare la cosa giusta al primo colpo” questo perchè molte volte i costi collegati all’analisi per prevenire problemi ed errori e prevederne i risultati, sono maggiori del costo degli errori stessi. 

La riorganizzazione dei processi aziendali è un’attività in cui analisi, innovazione, sperimentazione e apprendimento si susseguono interattivamente e indissolubilmente. Di conseguenza, il percorso che porta a rivedere i processi aziendali è un percorso destrutturato, poiché nonostante siano fissati gli obiettivi per la riorganizzazione, non possono essere definiti a priori né il punto di arrivo, né in modo preciso le modalità con cui esso sarà raggiunto. In sintesi dovrai quindi:

• Introdurre il caso e presentare le fasi da affrontare per sviluppare un progetto di “Activity Based Management”
• Esaminare in concreto le prime fasi da seguire per l’implementazione del piano
• Illustrare i passi da seguire per lo sviluppo dei possibili percorsi di riorganizzazione dei processi aziendali critici, che si basano sull’individuazione delle performance attuali di processo e su adeguati criteri di progettazione

I processi critici da un punto di vista operativo

La criticità operativa di un processo aziendale può essere identificata valutando:

1. Il numero di unità organizzative coinvolte nel processo
2. Il numero di persone impiegate nel processo
3. L’ammontare di costi assorbiti dalle attività lungo il processo
4. I tempi di attesa e le tipologie di fattori di complessità rilevate in corrispondenza delle attività lungo il processo
5. Il grado di informatizzazione delle attività e dei processi, che può essere misurato attraverso il numero di documenti “file” utilizzati e prodotti, rispetto a quelli totali
6. Il tempo dedicato ad attività che non aggiungono valore e ad attività da razionalizzare

Ti svelo un segreto: è importante valutare la quantità di tempo che si sarebbe impiegato per una certa attività, se hai agito in condizioni ottimali ed anche la qualità del carico di lavoro come principale causa dell’aumento del tempo dedicato

Quindi, per una riorganizzazione dei processi critici della tua PMI è necessario innanzi tutto, valutare ed analizzare i diversi passaggi chiave da un punto di vista operativo, affrontandoli sulla base di un’analisi preliminare delle operazioni che già sono in atto nella tua azienda, valutando la quantità di tempo e la qualità del carico di lavoro.

Successivamente, ti spiegherò come rappresentare e analizzare concretamente i vari processi critici, e se ti interessa approfondire l’argomento in modo più specifico, ti consiglio di leggere l’ulteriore approfondimento di questo articolo.

La tua impresa necessita di una riorganizzazione dei processi aziendali per migliorare le performance?

Pensi che questo metodo possa fornirti le indicazioni giuste per attuare un cambiamento nella tua PMI ed eliminare lo stato confusionale?